電子取引についてー実務に即した保存方法と猶予措置

電子帳簿保存法では、

• 自己が会計ソフトなどの帳簿を電子化して保存すること
• 紙の請求書等をスキャナ保存すること

などは任意ですが、電子取引があった場合にはその取引は電子データで保存することが義務付けられています。

電子取引と一言で言っても、

• どれが電子取引に該当するのか？
• 保存の方法はどうするか？

など、まだまだ浸透していません。

そこで、この記事では、

令和6年1月からの実務対応では最も重要箇所ですので、ぜひ最後までご一読ください。

なお、電子帳簿保存法の全体像についてはこちらの記事をご覧ください。
令和6年1月義務化の電子帳簿保存法の概要

電子取引の概要

申告所得税･法人税において帳簿･書類を保存する義務がある場合、契約書･領収書･見積書･請求書などを電子データでやりとりしたら、電子データで保存する義務があります。

電子取引とは

取引先にメールに添付して請求書や領収書を送信する場合や、インターネットで物品を購入した際、領収書等を電子データで受領するような取引をいいます。

つまり、電子データでやり取りしたものについての規定で、紙でやり取りしたものを電子化するというわけではありません。

例えば、インターネットで物品の購入でも送られてきた商品に納品書や請求書・領収書といったものが同梱されてる場合は、これまで通り、同梱された紙の納品書や請求書・領収書を保存すればよく、電子データを保存する必要はありません。

電子取引での保存の要件

電子取引で、制度に則った保存の要件は以下の3つです。

改ざん防止措置

電子データは一般的に容易に改ざんができるので、改ざんの防止措置は必須になります。電子帳簿保存法で認められている改ざん防止措置としては、以下の３つがあります。

これら３つは全てを満たす必要はなく、どれか一つを選択し、措置を講じればよいことになっています。

タイムスタンプを付与

タイムスタンプとはインターネット上の取引や手続き等が行われた時刻や電子文書の存在した日時を証明するサービスです。

タイムスタンプのしくみ

出典：一般財団法人 日本データ通信協会
https://www.dekyo.or.jp/tb/contents/summary/system_2.html

訂正･削除の履歴が残るシステム等での授受･保存

訂正･削除の履歴が残るシステム等での授受･保存とは、具体的には以下のようなシステムが該当します。

例えば、クラウド事業者が提供するクラウドサービスにおいて取引情報をやりとり・保存し、利用者側では訂正削除できない、または訂正削除の履歴（ヴァージョン管理）が全て残るクラウドシステムは、通常、これらの要件を満たしていると考えられます。

出典：国税庁 電子帳簿保存法一問一答 問30
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_06.pdf

事務処理規程の策定と遵守

事業所内で「改ざん防止のための事務処理規程」を定めて守るというのも改ざん防止措置として認められます。

機器の備え付け

ディスプレイやプリンタの備え付けも必要な要件になります。

特別な機器を導入することはなく、業務に使うものでよいので、ディスプレイやプリンタの備え付けが必要です。

機器の備え付けは、税務職員に指定されたデータを速やかに出力できるようにすることが目的です。

検索機能の確保

検索機能の確保とは、電子取引による電子データを単に保存するだけではなく、すぐに見つけることができるように、検索機能を持たせることです。

検索機能の必須要件

検索機能としては、以下３つの要件をいずれも満たしていることが必須になります。

• 取引を「日付・金額・相手先」で検索できること
• 日付または金額を範囲指定して検索できる
• 「日付・金額・取引先」のうち2つ以上の任意項目を組み合わせて検索できる

検索機能の対応方法

具体的には、専用システムを導入するか、自己で索引簿を作成するかファイル名を付して管理するなどの自作で対応することになります。

専用システムを導入するとなると、相当なコストを要するので、ここでは、自作する方法についてご紹介していきます。

方法は、国税庁の電子帳簿保存の特設サイトにも公表されていた以下の二つが現実的で、取り組みやすい方法です。

Excel等で索引簿を作成する。

Excel等の表計算ソフトを使って、電子データを番号、日付、金額、取引先、帳票の区分（請求書・領収書等）を記載した索引簿を作成します。つまり、電子データを探す際にデータがどこに格納されているかを表計算ソフトの検索機能をつかって管理する方法です。

規則的なファイル名を付与し管理する。

データのファイル名を規則的に「日付・金額・取引先」を入力します。特定のフォルダで一元管理することで検索機能を活用する方法です。

検索機能の確保の緩和措置

電子データの保存においての検索機能の確保は、単に検索してデータが探せればいいわけではなくて、上述したように以下の３つの機能を持たせる必要があります。

• 取引を「日付・金額・相手先」で検索できること
• 日付または金額を範囲指定して検索できる
• 「日付・金額・取引先」のうち2つ以上の任意項目を組み合わせて検索できる

実務的にここまで対応するには、システムの導入などの費用をかけるか、人員を割く必要があり、中小企業では、なかなか困難です。

そこで、要件を満たすことで「検索機能の確保」については税制改正で緩和措置が認められるようになりました。

＊ここでいう「電子取引データのダウンロードの求めに応じることができる」というのは、税務職員からのデータの提示・提出の要求に応じることができる状態をいいます。

対応できない場合の猶予措置

電子取引の保存については、以下3つが必須要件です。

ただ、それでもこの要件が満たせない場合の猶予措置というのがあります。

猶予措置を適用するためには、

• 上記3つの対応ができないことに「相当の理由がある」
• 電子取引データを印刷し書面として提示・提出できる
• 電子取引データのダウンロードの求めに応じることができる

ことが条件になります。

じつは、このうち「相当の理由がある」ことについては、これまで明言がなく、実務上、判断が困難なこともあり、実務指針として国税庁の発表がかなり注目されていました。

そして、その発表が令和5年6月30日にありました。

かみ砕いて言うと、資金繰りや人手不足等により、社内体制の整備ができないなどの理由であれば、「相当の理由」として認められるようです。

「相当の理由」が認められると、

電子取引データをダウンロード可能な状態で保存し、同時に書面として印刷したものを保存するだけですので、実務上は最も楽になります。

「相当の理由」の詳細な情報と実務対応での注意点はこちらの記事で詳しく解説しています。
猶予措置のポイントとなる「相当の理由」とは？

まとめ

電子取引は、請求書や領収書を電子データでやり取りする取引のことを指します。この記事では、電子取引における保存の要件と対応方法について詳しく解説しました。

保存の要件としては、

改ざん防止措置には、

✅タイムスタンプの付与
✅訂正･削除の履歴の保存
✅事務処理規程の遵守

がありますが、3つのうちどれか1つを選択し適用すればよいことになっています。

検索機能の確保については、本来は3つの検索要件を満たすか、Excelなどで索引簿を作成する方法やファイル名に規則を設ける方法などがありますが、特に中小企業においては専用システムの導入が難しい場合もあるため、緩和措置として「電子取引データのダウンロードの求めに応じられる」ことを条件に、

上記の3つのいずれか1つを満たせば、認められることを解説しました。

また、「相当の理由」があれば、3つの要件が満たせなくても猶予措置が適用されるということを国税庁の実務指針で確認しました。この場合、電子データをダウンロード可能な状態で保存し、同時に書面として印刷するだけで対応できるため、実務上の負担を軽減できるというメリットがあります。

電子取引における保存要件は、改ざん防止措置や検索機能の導入などでハードルが高い側面もありますが、必要に応じて猶予措置を活用することで、電子取引の保存に関する負担を軽減することができます。

本記事の内容は、投稿時点での税法、会計基準会社法その他の法令に基づき記載しています。
また、読者が理解しやすいように厳密ではない解説をしている部分があります。
本記事に基づく情報により実務を行う場合、専門家に相談の上行うか、十分に内容を検討の上、実行して下さい。本情報の利用により損害が発生することがあっても、筆者及び当事務所は一切責任を負いかねますのでご了承下さい。