2016年1月よりマイナンバー制度が施行されています。
マイナンバー制度により、企業は従業員の方や報酬を支払う個人の外注先の方の個人情報を管理する必要が生じ、慎重な取り扱いが求められます。しかし、制度はスタートしたものの制度に対する正しい理解と普及は十分でないことを感じています。ここでは、マイナンバー制度の概要と企業側がなすべき業務についてまとめましたので、参考にしていただければ幸甚です。
マイナンバーの仕組み
■個人番号は社会保障、税、災害対策関連等の条例で定める事務に限って利用されます。
■企業は、社会保障、税に関する各種書類に個人番号又は法人番号を記載して行政機関に提出します。
■居住地の市区町村より「通知カード」が配布されます。
■「通知カード」は、マイナンバーを証明する書類として利用できます。
「通知カード」と「個人番号カード」
■居住地の市区町村に申請することにより「個人番号カード」が交付されます。
■「個人番号カード」の申請は、任意で、強制ではありません。
業務フロー
ここからは、企業の実務について説明します。実務にあたっての業務フローは組織対応と従業員対応とに分けて記載しています。
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組織対応
■「基本方針」は自社の特定個人情報の対応方針を明確にするもので、企業規模を問わず策定することを推奨します。
■書式は法律で定められているわけではありませんが、特定個人情報保護委員会が示す「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に沿って下のような事例が考えられます。
特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針の例
■「取扱規程」は従業員数１００人超の企業以外は策定が求められているわけではありませんが、煩雑なマイナンバーの運用管理を効率化できるので、策定をお勧めします。
■書式は法律で定められているわけではありませんが、特定個人情報保護委員会が示す「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に沿って下のような事例が考えられます。
特定個人情報取扱規程の例
■安全管理措置は以下の４つの区分で構築することが考えられます。
■マイナンバーは平成28年1月以降利用開始となります。個人番号が記載された書類の提出開始時期は下表のとおりです。
■主な書類の法定保存期間は以下の通りです。保存期間を経過した書類は、紙媒体であればシュレッダーで処分し、デジタルデータは削除する必要があります。
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従業員対応
■事業者は、社会保障、税、災害対策の各分野の個人番号関係事務を処理する場合に限り、従業員の個人番号の提供を求めることができます。
■マイナンバーを収集するにあたっては、その利用目的をできる限り特定し、従業員に通知する必要があります。
通知文書の例
■事業者は、従業員の個人番号の提供を求める際、本人確認が必要になります。本人確認は、【番号確認】、【身元確認】のため、以下のいずれかの方法で行います。＊ただし、継続して働いてる従業員に対しての身元確認は不要です。
■年末調整の扶養控除等申告書など従業員の被扶養者の情報を提出するような場合、その被扶養者の本人確認は、従業員本人が行い、会社が被扶養者の本人確認をする必要はありません。
■文責 井手昭仁
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また、読者が理解しやすいように厳密ではない解説をしている部分があります。
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